Koronapandemia ajoi useat työntekijät toimistoista etätöihin. Osalle työntekijöistä etätyöskentely oli jo ennestään tuttua, kun taas toiset joutuivat opettelemaan uusia rutiineja ja uusien sovelluksien käyttöä. Esimiehet joutuivat haasteelliseen tilanteeseen, jonka kestoa kukaan ei vielä tiedä. Esimiehet joutuivat soveltamaan sekä kriisijohtamisen että etäjohtamisen oppeja uuteen tilanteeseen.Lue 5 vinkkiä etätyön johtamiseen.
1. Viesti säännöllisesti
Etätyön johtaminen vaatii tiiviimpää viestintää kuin lähityön johtaminen. Etätyöskentelyssä korostuu yksin työskentely, jolloin organisaation viestimättömyys on erittäin haitallista. Tiedota säännöllisesti organisaation ajankohtaisista asioista ja järjestä esimerkiksi viikoittain tiimipalavereita. Näin työntekijät tuntevat olevansa osa työyhteisöä ja organisaatiota. Tiimipalavereissa keskustellaan ajankohtaisista työasioista ja sovitaan aikatauluista ja jatkotoimenpiteistä. Tavoitteet ja aikataulut tulee kertoa selvemmin etätyöskentelyssä kuin lähityöskentelyssä. Lähityöskentelyssä työntekijät vastaanottavat paljon ns. hiljaista tietoa. Tiimipalaverin keskusteluaiheet jatkuvat usein kahvitauoilla, jolloin työntekijät luovat yhteisen ymmärryksen ajankohtaisista asioista. Lisäksi lähityöskentelyssä elekieli täydentää viestintää. Kameroiden käyttö etäpalavereissa hiukan paikkaa elekielen puutetta, mutta käytännössä hitaiden internet-yhteyksien takia kameroita ei aina voida käyttää. Lisäksi joissakin kokousohjelmissa näytetään kerralla vain esimerkiksi neljän osallistujan kuvat, mikä ei palvele isompien tiimien tarpeita.
2. Luota työntekijöihin
Etätyön tekeminen vaatii esimieheltä kykyä luottaa työntekijöihin. Pahinta, mitä voit etätyöntekijälle tehdä, on lähettää jatkuvasti sähköpostia, jossa muistuttelet tekemättömistä töistä ja lähestyvistä määräajoista. Pidä mieluummin työntekijän kanssa kahden kesken säännöllisiä palavereita joko puhelimitse tai videon välityksellä, jossa voitte keskustella töiden etenemisestä. Kysy samalla, mitkä tehtävät sujuvat hyvin ja minkä asioiden kanssa on haasteita. Näin opit tuntemaan työntekijät paremmin ja tiedät, minkälaista tukea ja johtamistyyliä kukin kaipaa. Etätyöskentelyssä johtaminen painottuu suorituksen johtamiseen, jossa on tärkeämpää saavutettu lopputulos kuin työpöydän äärellä istuttu aika. Esimies on toki edelleen vastuussa sopivasta työkuormituksesta, joten säännöllisissä palavereissa kannattaa pitää tuntosarvet herkkiä ja aistia työntekijän vireystilaa. Etätöissä työntekijä joutuu itse huolehtimaan, että työtunnit pysyvät sovituissa raameissa. Tutkimusten mukaan työpäivien venyminen on etätöissä isompi ongelma kuin liian vähäinen työskentely.
3. Näytä itse esimerkkiä
Esimiehen omalla esimerkillä on iso merkitys työyhteisössä. Noudata myös itse etätyöskentelyn pelisääntöjä. Pyri itse noudattamaan työaikoja. Vain harvassa ammatissa esimiehen velvollisuus on olla tavoitettavissa 24/7. Mikäli päädyt tekemään etätöitä öisin, ajasta sähköpostit lähtemään vasta aamulla. Työntekijät voivat kokea säännöllisen työajan ulkopuolella lähetetyt sähköpostit painostaviksi, vaikka tämä ei olisikaan esimiehen alkuperäinen tarkoitus. Pidä sähköinen kalenterisi ajan tasalla ja merkitse selvästi, koska olet työntekijöiden tavoitettavissa. Perehdy myös itse etätyöskentelyyn tarkoitettuihin ohjelmiin ja käytänteisiin. Huolehdi omasta jaksamisesta. Tähän sopii lentokoneista tuttu turvallisuusohje: ”Aseta ensin happinaamari omille kasvoillesi ja auta vasta sitten muita”.
4. Ole myötätuntoinen
Koronapandemia on kriisi meille kaikille. Toiset kokevat tilanteen ahdistavammaksi kuin toiset. Sairastumiset ja taloudelliset vaikeudet lomautuksineen kuormittavat perheitä. Osa meistä joutuu huolehtimaan töiden ohella lapsista tai ikääntyneistä omaisista. Yksin asuvat puolestaan saattavat kärsiä yksinäisyydestä. Esimiehen tehtävä on kuunnella empaattisesti työntekijöiden huolia ja ohjata tarvittaessa heidät työterveyspalveluiden pariin. Tutkimusten mukaan etätöissä tuottavuus paranee, mutta koronapandemian kaltaisesta tilanteesta tuskin on vielä tutkimustuloksia. Todennäköisesti kriisitilanteessa kannattaa hyväksyä, että työntekijöiden tuottavuus ei varsinkaan kriisin alkuvaiheissa vastaa normaalia työtilannetta.
5. Ylläpidä yhteistyöhenkeä
Etäjohtamisessa yhteishengen ylläpito on tärkeää. Järjestäkää videon välityksellä esimerkiksi virtuaalinen kahvitauko työntekijöille, jolloin kaikilla on mahdollisuus vapaamuotoiseen rupatteluun ja kuulumisten vaihtamiseen. Työkaverin äänen kuuleminen, katsekontaktin saaminen sekä ilmeiden ja eleiden näkeminen tekevät viestinnästä henkilökohtaisempaa ja lisäävät yhteenkuuluvuuden tunnetta. Voitte myös sopia, että jotakin chat-kanavaa, esim. WhatsApp-sovellusta saa käyttää vapaamuotoiseen keskusteluun. Kirjoitetusta tekstistä äänensävy ei välity, mutta käyttämällä emojeita viesteissä, voidaan ilmaista myös tunteita. Emojien käyttö voi kuitenkin johtaa monikulttuurisessa työyhteisössä väärinkäsityksiin. Esimerkiksi meille tuttu ylöspäin osoittava peukalo -emoji tulkitaan kannustamiseksi, kun taas esimerkiksi Lähi-idässä sama käsimerkki tulkitaan hävyttömäksi eleeksi.