Yrityksen Top10-ohjelmat

Mitkä ovat sinun yrityksesi Top10-ohjelmat? Mitä ilman et tulisi toimeen? Tai oletko aloitteleva yrittäjä etkä tiedä, mitä ohjelmistoja kannattaisi ottaa käyttöön? Koronapandemian aikana moni yrittäjä on joutunut tekemään digiloikan ja opettelemaan uusien sovellusten käyttöä. Blogissani kerron omat suosikkini, jotka sopivat palveluyrittäjän tarpeisiin. Tähän tekstiin ei liity kaupallista yhteistyötä, joten suositukset ovat täysin omia.

1. Toimisto-ohjelmat

Hyvä peruspaketti pienyrittäjälle on joko Microsoft 365 Business (Linkki Microsoft 365:n kotisivuille) tai Google Workspace (Linkki Google Workspacen kotisivuille) ohjelmistopaketti. Molemmista paketeista löytyy tutut tekstinkäsittely-, taulukkolaskenta- esitysgrafiikka- ja kyselylomake -ohjelmat, sähköposti- ja kalenteri -toiminnot, videokokousohjelmat (Microsoft Teams, Google Meet) sekä pilvitallennuspalvelut. Molemmat tarjoavat myös yrityssähköpostiosoitteen, joka vastaan yrityksesi verkkotunnusta eli domainia (etunimi.sukunimi@yritys.fi). Molempien yrityspakettien hinnat ovat halvimmillaan reilu neljä euroa per käyttäjä.

2. Kotisivut

Kotisivujen muokkaamista varten tarvitset sisällönhallintajärjestelmän. Oma suosikkini on ilmainen WordPress (Linkki WordPressin kotisivuille), koska teknisesti orientoituneena ihmisenä haluan päästä tarvittaessa muokkaamaan koodia. Mikäli vierastat teknistä puolta ja haluat keskittyä mieluummin visuaaliseen puoleen, suosittelen valitsemaan Wixin (Linkki Wixin kotisivuille) tai Squarespacen (Linkki Squarespacen kotisivuille).

3. Laskutusohjelmat

Laskutusohjelma on välttämätön yrittäjälle. Vuoden 2020 huhtikuun alusta tuli voimaan EU:n verkkolaskudirektiivi, jonka seurauksena yrityksellä on oikeus saada pyynnöstä toiselta yritykseltä lasku sähköisessä muodossa eli verkkolaskuna. Sähköpostitse lähetettävä pdf-lasku ei ole sähköinen lasku, vaan laskun pitää siirtyä digitaalisessa muodossa laskutusjärjestelmästä toiseen. Kuluttajille voi edelleen lähettää laskuja perinteisenä paperilaskuna tai pdf-laskuna sähköpostin liitetiedostona. Oma suosikkini laskutusohjelmista on suomalainen Zervant (Linkki Zervantin kotisivuille), jonka käyttöliittymä on helppokäyttöinen ja laskut täyttävät EU:n direktiivien vaatimukset. Zervant-ohjelman edullisin paketti on ilmainen.

4. Sähköinen allekirjoitus

Pandemian aikana harmaita hiuksia on aiheuttanut sopimusten tulostaminen, allekirjoittaminen ja skannaaminen takaisin pdf-tiedostoksi ja lähettäminen sähköpostitse seuraavalle henkilölle, joka jälleen kerran tulostaa, allekirjoittaa ja skannaa ja meilaa. Mikäli käytössäsi ei ole vielä sähköistä allekirjoituspalvelua, on nyt oikea aika ottaa palvelu käyttöön. Mikäli sopimuksen allekirjoittamiseen ei tarvita vahvaa tunnistautumista, yrittäjä pärjää loistavasti SignHero-sovelluksella (Linkki SignHeron kotisivuille). SignHero on suomalainen ohjelma, joka on ilmainen ja helppokäyttöinen. Mikäli tarvitset sopimusten allekirjoittamiseen vahvaa tunnistautumista joko verkkopankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella, on tällöin siirryttävä maksullisten allekirjoituspalveluiden, esimerkiksi Visma Sign –palvelun (Linkki Visma Sign -palvelun kotisivulle) käyttöön.

5. Salasanojen hallinta

Muistatko sovellusten käyttäjätunnukset ja salasanat? Vai käytätkö samaa salasanaa kaikkialla? Hyvässä salasanassa on vähintään 12 merkkiä, joiden seassa sekä isoja että pieniä kirjaimia, numeroita ja erikoismerkkejä. Jokaisen olisi hyvä ottaa käyttöön salasanojen hallintaohjelmisto. Oma suosikkini salasanojen hallintaohjelmista on LastPass (Linkki LastPass-ohjelman kotisivuille), joka tallentaa datan kryptattuna pilveen. Ohjelma on ilmainen yhdelle käyttäjälle ja yhdelle laitetyypille eli ilmaisversion käyttäjän tulee valita käyttääkö sovellusta tietokoneella vai mobiililaitteella. Mikäli haluat molemmat laitetyypit käyttöön, valitse maksullinen versio, jonka hinta on tällä hetkellä 2,90 euroa kuukaudessa. Salasanojen lisäksi ohjelmaan on mahdollista tallentaa kryptattuna pankkikorttien tietoja ja muita muistiinpanoja. Kirjautumistietoja voi myös jakaa suojattuna muille käyttäjille. Jos esimerkiksi luot graafikollesi nettitunnukset, voit jakaa ne turvallisesti LastPassin kautta. LastPass-ohjelman omistaa yhdysvaltalainen LogMeIn-yritys, jolla on datakeskuksia myös Euroopassa.

6. Työajanseuranta

Tiedätkö mihin työaikasi kuluu? Tai teetkö töitä asiakkaille tuntilaskutuksella ja joudut kirjaamaan muistiin tekemäsi työtunnit? Voit toki kirjata tekemiäsi tunnit ruutuvihkoon, mutta suosittelen kokeilemaan Toggl Track -sovellusta (Linkki Toggl Track -ohjelman kotisivuille). Toggl-sovellus on virolainen sovellus, jonka saa käyttöön ilmaiseksi sekä tietokoneelle että kännykkään. Sovelluksen käyttö on yksinkertaista, painat vain Start/Stop-nappulaa, kun aloitat tai lopetat työajanseurannan. Käynnistyksen yhteydessä kirjoita ohjelmaan, mitä projektia olet juuri nyt tekemässä, jotta tunnit kirjautuvat oikealle projektille. Ohjelmasta saa tulostettua myös työaikaraportteja CSV- tai pdf-tiedostoina.

7. Projektityökalu

Projektityökalu Trello on ehdoton suosikkini (Linkki Trellon kotisivuille). Idea ohjelmaan on saatu alun perin Post-it-muistilapuista. Trelloon voit tehdä oman työlistan, johon kirjaat jokaisen tehtävän omalle kortille. Korteissa voit käyttää halutessasi värejä. Itse suosin liikennevalojen värejä. Valmiit tehtäväkortit merkitsen vihreällä värillä ja kiireelliset tai myöhässä olevat tehtäväkortit punaisella värillä. Trelloa voit käyttää myös Kanban-periaatteen mukaisesti, jolloin voit siirtää valmiit tehtävät to-do-listasta valmiiden töiden listaan. Trello on australialaisen Atlassian-yrityksen tuote, jonka saa käyttöönsä ilmaiseksi.

8. Graafinen suunnittelun työkalu

Canva on helppo ja ilmainen graafisen suunnittelun työkalu (Linkki Canvan kotisivuille). Ohjelman perustaja on australialainen Melanie Perkins, joka yliopistovuosinaan opetti kavereilleen graafista suunnittelua Adoben ohjelmilla- Melanie kyllästyi graafisten ohjelmien monimutkaisuuteen ja sai lopulta idean helppokäyttöisestä ohjelmasta. Canvan avulla voit helposti tehdä kuvia, bannereita, kansikuvia yms. sosiaalisen median kanaviin ja nettisivuille tai tulostettavia esitteitä tai julisteita.

9. VPN-palvelut

VPN eli virtuaalinen erillisverkko on myös hyödyllinen monelle yrittäjälle. VPN piilottaa IP-osoitteesi, jolloin todellinen sijaintisi pysyy salassa. Lisäksi VPN salaa verkkoliikenteesi ja sitä tulee käyttää erityisesti tilanteissa, joissa käytät avointa wifi-verkkoa. Ilmaiset VPN-palvelut ovat valitettavasti osoittautuneet tietoturvariskiksi esimerkiksi vakoiluohjelmiksi, joten suosittelen valitsemaan maksullisen VPN-palvelun. Oma suosikkini on suomalaisen F-Secure-yrityksen tarjoama Freedome VPN (Linkki Freedome VPN:n kotisivuille).

10. Videoneuvottelut

Koronapandemia siirsi palaverit verkkoon, jolloin erilaisten videoneuvotteluun tarkoitettujen sovellusten käyttö yleistyi. Microsoft Teams tai Google Meet -videokokousohjelmat saat käyttöösi Microsoft 365 Business Ja Google Workspace -ohjelmistopakettien mukana. Kolmas vaihtoehto on yhdysvaltalainen Zoom-videoneuvottelusovellus. Zoomin videopalaverisovelluksen saa käyttöön ilmaiseksi, mutta ilmaisversiossa ryhmäkokouksien palaveriaika on rajoitettu 40 minuuttiin (Linkki Zoomin kotisivuille). Kahden henkilön palavereissa ei ole aikarajoitusta. Videosovelluksen lisäksi on suositeltavaa hankkia esimerkiksi kuulokemikrofoni, jolloin sekä äänenlaatu että oma keskittymisesi parantuu. Mikäli käytät pöytätietokonetta, tarvitset lisäksi erillisen webkameran.Blogissa